Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest FitOnlineCoach prosta spółka akcyjna z siedzibą w Katowicach (40-314), ul. Żyzna 2, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001262434 (Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 9542914095, REGON 545549296. Kontakt w sprawach danych: kontakt@fitonlinecoach.com, telefon +48 662 255 215 (pon.–⁠pt. 9:00–⁠17:00).

Z Aplikacji mogą korzystać wyłącznie osoby pełnoletnie (od 18 lat) — tak samo mówi regulamin. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 18 lat; jeśli dowiemy się, że konto należy do takiej osoby, usuniemy je razem z danymi — z wyjątkiem dokumentów sprzedaży, które musimy przechowywać zgodnie z przepisami, oraz dowodów zgód i archiwum na wypadek sporu (punkt 2), które zostają przez okresy z punktu 8.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail i hasło. Ich podanie jest dobrowolne, ale bez nich nie założysz konta. Zdjęcie profilowe dodajesz tylko, jeśli chcesz; gdy je zmienisz, poprzednie usuwamy. Służą do założenia i obsługi konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Jeśli logujesz się kontem Google, zamiast hasła Google przekazuje nam Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikator konta Google i link do zdjęcia profilowego (tego zdjęcia nie używamy). Imię i nazwisko wpisujemy też na Twoją kartę klienta w Stripe, żeby były na potwierdzeniu zapłaty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Po usunięciu konta zostają przy dokumentach sprzedaży (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) i przy dowodach zgód (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a imię i adres e-mail — także w archiwum na wypadek sporu (niżej) — przez okresy podane w punkcie 8.

Płeć, data urodzenia, wzrost i poziom codziennej aktywności — do przeliczenia ciężarów w planie, wskaźników w zakładce Konto i dziennego zapotrzebowania kalorycznego oraz do sprawdzenia, czy masz ukończone 18 lat (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Z daty urodzenia korzystamy też, żeby w dniu Twoich urodzin aplikacja wysłała na czacie automatyczne życzenia z powiadomieniem. Robimy to na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli dbania o kontakt z klientem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz się temu sprzeciwić (punkt 9).

Masa ciała, obwody ciała i zdjęcia sylwetki — do dopasowania treningu i ciężarów (np. w ćwiczeniach liczonych od masy ciała) oraz do pokazywania Twoich postępów. Obwody i zdjęcia podajesz tylko, jeśli chcesz. To dane o zdrowiu (zob. niżej).

Wywiad przed opieką indywidualną: kontuzje, urazy i operacje, choroby (np. serca, nowotworowe, cukrzyca), przyjmowane leki i suplementy, ciąża, ból i ograniczenia ruchowe, wyniki badań, a także tryb pracy, poziom stresu, sen, doświadczenie treningowe i cele — po to, żeby trener ułożył plan bezpieczny dla Ciebie.

Dokumentacja medyczna, którą wgrasz do aplikacji — zdjęcia, skany oraz pliki PDF i Word ze skierowaniami, wynikami badań lub opisem od lekarza. Wgranie jest dobrowolne i służy wyłącznie temu, żeby trener uwzględnił Twoje ograniczenia w planie. Pliki wgrane przy wywiadzie usuniesz samodzielnie w dowolnej chwili (Konto → Konto → Moje dokumenty); w spisie zostaje wtedy tylko napis „plik usunięty” i data usunięcia, żeby trener wiedział, że plik zniknął. Pliki z wywiadu kasujemy też automatycznie 12 miesięcy po zakończeniu opieki indywidualnej (punkt 8). Dokumenty i zdjęcia wysłane na czacie kasują się same po 90 dniach, tak jak inne wiadomości z czatu; wcześniej usuniemy je na Twoją prośbę.

Dane z magazynu zdrowia Twojego telefonu — wyłącznie jeśli połączysz telefon z aplikacją: liczba kroków, czas snu, tętno spoczynkowe, zmienność rytmu serca (HRV), masa ciała oraz zapisane treningi (rodzaj, czas trwania, spalone kalorie, średnie i maksymalne tętno). Służą trenerowi do oceny Twojego obciążenia i regeneracji między treningami. Połączenie włączasz i wyłączasz w aplikacji: Konto → Konto → Dane zdrowotne; wyłączenie kasuje wszystkie zebrane dane.

Zdrowie w trakcie treningów: Twój cel treningowy (np. powrót do sprawności bez bólu), odpowiedzi na „Kilka pytań o zdrowie” (krótki wywiad zdrowotny) przed pierwszym treningiem każdego planu i zgłoszenia bólu przy ćwiczeniach (ocena 0–10, seria, miejsce na sylwetce, ćwiczenie pominięte z powodu bólu). W opiece indywidualnej dochodzą do tego: krótki przegląd przed każdym kolejnym miesiącem opieki (zmiany w zdrowiu i lekach, nowy ból) oraz cotygodniowe oceny (trening, sen, energia i stres, dopasowanie planu, mapa bólu). Trener, który Cię prowadzi, może też zapisywać krótkie notatki o Twoim treningu i zdrowiu (np. o kontuzji albo celu). Te dane służą do dopasowania treningu, ciężarów i wskazówek, do pokazywania postępów i do tego, żeby trener mógł zareagować. Gdy w opiece zgłosisz ból 4/10 lub większy, trener dostaje e-mail ze szczegółami i powiadomienie na telefon; samo powiadomienie, widoczne także na zablokowanym ekranie, nie zawiera danych o zdrowiu.

Dane o zdrowiu wymienione wyżej to szczególna kategoria danych. Przetwarzamy je na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o którą prosimy osobno, zanim zaczniemy je zbierać — z wyjątkiem archiwum na wypadek sporu, opisanego niżej. Wywiad zdrowotny przed pierwszym treningiem jest częścią każdej naszej usługi: bezpłatnego tygodnia, Planu i opieki indywidualnej. Dlatego zgoda i odpowiedzi na pytania o zdrowie są warunkiem korzystania z treningów w Aplikacji — bez nich trening się nie uruchomi. Te dane są niezbędne do bezpiecznego prowadzenia treningu (art. 7 ust. 4 RODO): na ich podstawie Aplikacja pokazuje ostrzeżenia (np. żeby przed wysiłkiem skonsultować się z lekarzem, a przy ostrych objawach zadzwonić pod 112), trener reaguje na odpowiedź „tak”, a trening, ciężary i wskazówki dopasowujemy do Twojego zdrowia. Mówimy o tym przed zakupem i przed startem bezpłatnego tygodnia; jeśli po zakupie nie zechcesz się zgodzić, możesz odstąpić od umowy — zasady są w regulaminie. Połączenie telefonu i wgranie dokumentacji zależą wyłącznie od Ciebie. Gdy zmienimy treść zgody (np. obejmie nowe dane), poprosimy Cię o zaznaczenie nowej treści.

Zgodę na dane o zdrowiu możesz wycofać w każdej chwili w aplikacji (Konto → Konto → Prywatność i zgody) albo pisząc na kontakt@fitonlinecoach.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Po wycofaniu treningi w Aplikacji zostają wstrzymane, dopóki znów nie wyrazisz zgody, a opieka indywidualna się kończy. Nieodwracalnie kasujemy wtedy dane o zdrowiu, nagrania i pliki z czatu (sam tekst rozmowy zostaje), zdjęcie profilowe oraz płeć, datę urodzenia, wzrost i poziom aktywności — poza odpowiedziami z wywiadu, które trafiają do archiwum na wypadek sporu (niżej). Konto, kupione plany, historia treningów i rekordy zostają.

Archiwum na wypadek sporu: gdy wycofasz zgodę na dane o zdrowiu albo usuniesz konto, odpowiedzi z wywiadu zdrowotnego — na „Kilka pytań o zdrowie” przed treningiem i z wywiadu przed opieką indywidualną, bez wgranych plików — przenosimy do osobnego archiwum. To samo robimy z odpowiedziami z wywiadu przed opieką 12 miesięcy po jej zakończeniu. W archiwum są też dowód zgody na dane o zdrowiu (treść, wersja, daty udzielenia i wycofania, adres IP i informacja o przeglądarce) oraz dane, po których odnajdziemy Cię w razie sporu: identyfikator konta, imię i adres e-mail. Korzystamy z niego wyłącznie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — np. gdyby pojawił się zarzut, że przed treningiem nie zapytaliśmy o zdrowie (odpowiedzi i dowód zgody: art. 6 ust. 1 lit. f w związku z art. 9 ust. 2 lit. f RODO; dane, po których Cię odnajdziemy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dlatego przed upływem okresu z punktu 8 nie usuniemy tych danych na Twoje żądanie (art. 17 ust. 3 lit. e RODO). Archiwum nie jest widoczne w Aplikacji: nie ma do niego dostępu ani trener, ani Ty. Sięga do niego wyłącznie spółka jako administrator i tylko wtedy, gdy wymaga tego spór. Kopię tych danych dostaniesz na prośbę (punkt 9). Jak długo je trzymamy — punkt 8.

Wyniki treningów: zaliczone sesje, ciężary, rekordy, odczuwana intensywność, a także Twoje uwagi do ćwiczeń dla trenera i powody pominięcia ćwiczenia — do prowadzenia progresji i do tego, żeby trener widział, jak Ci idzie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zgłoszenia bólu zapisane przy treningu to dane o zdrowiu (zob. wyżej).

Dane zakupu (co, kiedy i za ile kupiono, Twoje imię i nazwisko, identyfikatory płatności w Stripe, zwroty) — do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a potem do prowadzenia ksiąg i rozliczeń podatkowych, w tym VAT, bo nakazują nam to przepisy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Te dane zostają także po usunięciu konta, przez okres podany w punkcie 8 — na potrzeby podatków i na wypadek roszczeń z umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Płatności obsługuje Stripe — nie widzimy numeru Twojej karty.

Adres do faktury: przy płatności wpisujesz w formularzu Stripe imię i nazwisko oraz adres. Trafiają one na fakturę, którą wystawiamy do każdego zakupu, bo przepisy o VAT wymagają, żeby faktura zawierała imię i nazwisko (albo nazwę) i adres nabywcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług). Bez tych danych płatności nie da się dokończyć.

Faktura na firmę: jeśli przy płatności podasz, że kupujesz jako firma, w formularzu płatności Stripe wpisujesz nazwę firmy, NIP i adres. Trafiają one na fakturę, którą wystawiamy w systemie Stripe. Przetwarzamy je, bo przepisy o VAT każą wystawić fakturę z danymi nabywcy i ją przechowywać (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 106b, 106e i 112 ustawy o podatku od towarów i usług). Ich podanie jest dobrowolne, ale bez nich nie wystawimy faktury na firmę.

Program poleceń — jeśli założysz konto z czyjegoś linku polecającego, zapisujemy, kto Cię polecił, oraz czy i kiedy opłacono Twój pierwszy zakup i czy był zwrot; jeśli polecasz innym — kody −10%, które za to dostajesz. Służy to rozliczeniu programu (regulamin §9a; art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Osoba polecająca widzi wyłącznie liczbę kont założonych z jej linku i liczbę zakupów — bez imion i bez tego, co kupiono.

Źródło reklamy: jeśli trafiasz do aplikacji z linku reklamy albo kampanii, adres strony może zawierać oznaczenia kampanii (tzw. UTM, np. nazwę serwisu i kampanii) oraz identyfikator kliknięcia reklamy nadany przez serwis reklamowy (gclid, gbraid lub wbraid od Google, fbclid od Meta, ttclid od TikToka, msclkid od Microsoftu). W chwili zakładania konta i zakupu odczytujemy je z adresu — albo, jeśli się na to zgodzisz, z pamięci przeglądarki (punkt 10) — i zapisujemy przy koncie i przy zakupie, także w danych płatności w Stripe. Robimy to na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli oceny, które reklamy i kanały przynoszą klientów, i planowania kolejnych reklam (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz się temu sprzeciwić (punkt 9). Tych danych nie przekazujemy serwisom reklamowym. Gdybyśmy chcieli im zgłaszać, że reklama przyniosła założenie konta albo zakup, zrobimy to tylko za Twoją zgodą i najpierw uzupełnimy tę politykę.

Wiadomości i nagrania wideo na czacie — filmy techniki, które przesyłasz trenerowi, oraz jego odpowiedzi wideo. Służą wyłącznie ocenie techniki i kontaktowi z trenerem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Widzisz je Ty i trener, który Cię prowadzi; wgląd ma też prezes zarządu FitOnlineCoach P.S.A., który nadzoruje pracę trenerów w Aplikacji. Jeśli prowadzenie przejmie inny trener (np. po zakupie jego planu), zobaczy rozmowę z ostatnich 90 dni, wywiad, dokumentację, zdjęcia, pomiary i notatki poprzedniego trenera, żeby prowadzić Cię bezpiecznie; poprzedni trener traci wtedy wgląd.

Dane techniczne i obsługowe: techniczny adres powiadomień Twojego urządzenia razem z kluczami do ich szyfrowania (jeśli włączysz powiadomienia), prywatny link do kalendarza treningów, historia wysłanych e-maili i przypomnień (żeby nie wysłać tego samego dwa razy; przy potwierdzeniu zawarcia umowy także liczba prób wysyłki i — jeśli serwer Twojej poczty odrzuci wiadomość — jego informacja o odrzuceniu, żeby potwierdzenie dotarło do Ciebie inną drogą) oraz rozmiar i adres do wysyłki koszulki, jeśli Ci się należy — podajesz je trenerowi na czacie, a używamy ich tylko do wysłania paczki. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Adres IP zapisujemy na krótko w zabezpieczeniach przed nadużyciami (limity liczby prób) na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli ochrony Aplikacji i kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podpowiedzi dla trenera: aplikacja wykrywa m.in. pierwszy trening, rekord, powrót po przerwie, dłuższą przerwę w treningach i wyraźną zmianę w pomiarach (w odniesieniu do Twojego celu) i podpowiada trenerowi, kiedy warto się odezwać. O tym, czy i co napisać, decyduje trener — aplikacja nie podejmuje za nikogo decyzji. Podpowiedzi oparte na pomiarach i celu działają na podstawie zgody na dane o zdrowiu (art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO) i kasują się po jej wycofaniu; pozostałe — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli utrzymania kontaktu w trakcie usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); możesz się temu sprzeciwić (punkt 9).

Część danych dostajemy nie od Ciebie: od Google — przy logowaniu kontem Google (zob. wyżej), a od trenera — jeśli zaprasza Cię do Aplikacji, może wpisać Twój adres e-mail na swoją listę zaproszeń (zaproszenie jest ważne 30 dni). Adres w zaproszeniu przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli obsługi zaproszeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dowód udzielonych zgód: treść zgody, jej wersja, data, adres IP i informacja o przeglądarce. Zapisujemy to, żeby móc wykazać, że zgoda naprawdę została udzielona (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Zdjęcia sylwetki i nagrania wideo

Zdjęcia „przed i po” oraz nagrania techniki widzisz Ty, trener, który Cię prowadzi, i prezes zarządu FitOnlineCoach P.S.A. Nie publikujemy ich nigdzie bez Twojej osobnej, wyraźnej zgody. Zdjęcia sylwetki usuniesz w każdej chwili w zakładce Konto (po kolei, od najnowszego). Nagrania i pliki wysłane na czacie kasują się same po 90 dniach; wcześniej usuniemy je na Twoją prośbę (napisz na czacie albo na kontakt@fitonlinecoach.com). Wszystkie znikają też po wycofaniu zgody na dane o zdrowiu i po usunięciu konta.

Trener ogląda nagrania, zdjęcia i dokumentację w Aplikacji i nie zapisuje nagrań ani zdjęć na swoim urządzeniu. Plik Word, którego przeglądarka nie wyświetla, otwiera się przez pobranie — trener usuwa go ze swojego urządzenia zaraz po przeczytaniu.

Pliki trzymamy w zamkniętym magazynie danych — dostęp wymaga zalogowania na Twoje konto, na konto trenera, który Cię prowadzi, albo prezesa zarządu. Konta trenerów i prezesa zarządu są dodatkowo chronione logowaniem dwuskładnikowym (hasło i jednorazowy kod z aplikacji w telefonie).

4. E-maile i powiadomienia od nas

Wiadomości obsługowe — potwierdzenie adresu, reset hasła, informacje o zakupie, o bezpłatnym tygodniu, o planie i opiece, informacja, że plan jest gotowy albo że na czacie czeka nowa wiadomość — wysyłamy w ramach umowy; bez nich usługa nie zadziała (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Przypomnienia o planie e-mailem — np. gdy przez pierwsze 3 dni nie było żadnego treningu (tylko jeśli nie masz włączonych powiadomień na telefon), gdy do końca planu zostały dwa treningi albo gdy ukończysz plan. Moment wysyłki aplikacja wybiera na podstawie Twoich zaliczonych treningów. Robimy to w naszym prawnie uzasadnionym interesie, którym jest pomoc w przejściu planu do końca (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdym takim mailu jest link, którym wyłączysz te przypomnienia.

Powiadomienia na telefon działają tylko wtedy, gdy je włączysz i pozwolisz na nie w przeglądarce. Wysyłamy nimi informacje o wiadomościach na czacie, gotowym planie i płatnościach oraz przypomnienia o treningach (np. dzień przed treningiem albo gdy trening przepadnie) — w ramach umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Powiadomienie przechodzi przez usługę producenta Twojej przeglądarki lub telefonu (np. Google, Apple, Mozilla, Microsoft), której serwery mogą być poza Unią Europejską; usługa widzi techniczny adres urządzenia, ale nie treść, bo ta jest zaszyfrowana. Powiadomienia wyłączysz albo wstrzymasz na 7 lub 14 dni w zakładce Kalendarz → Przypomnienia.

Wiadomości marketingowe (wskazówki o treningu, jedzeniu i regeneracji oraz informacje i oferty dotyczące planów treningowych i opieki indywidualnej) wysyłamy wyłącznie na podstawie Twojej dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zaznaczanej osobno — przy zakładaniu konta albo później w aplikacji (Konto → Konto → Prywatność i zgody). Treść zgody: „Chcę dostawać e-maile ze wskazówkami o treningu, jedzeniu i regeneracji oraz z informacjami i ofertami dotyczącymi planów treningowych i opieki indywidualnej. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.” Zgody możesz odmówić — konto założysz tak samo.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: linkiem „Wypisz się” w mailu z aplikacji, w aplikacji (Konto → Konto → Prywatność i zgody) albo pisząc na kontakt@fitonlinecoach.com. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania. Newsletter ze strony fitonlinecoach.com to osobna lista (punkt 5).

Kto wysyła te e-maile: wiadomości o koncie (potwierdzenie adresu, reset hasła) wysyła system kont Supabase, a wszystkie pozostałe e-maile z Aplikacji — obsługowe, przypomnienia i marketingowe — MailerSend (punkt 7). MailerLite służy wyłącznie do newslettera ze strony fitonlinecoach.com (punkt 5) i nie dostaje danych z Aplikacji.

5. Newsletter ze strony fitonlinecoach.com

Jeśli zapiszesz się na newsletter w formularzu na fitonlinecoach.com (adres e-mail i zgoda), przetwarzamy: adres e-mail, treść i datę zgody marketingowej, adres IP (z którego zapis został potwierdzony) oraz źródło wejścia na stronę. Adres IP i data są nam potrzebne wyłącznie jako dowód, że zgoda została udzielona. Podstawa prawna: Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda ma tę samą treść co w Aplikacji (punkt 4).

Zapis potwierdzasz kliknięciem w link, który wysyłamy na podany adres (tzw. double opt-in). Bez potwierdzenia nic nie wysyłamy, a niepotwierdzony adres kasujemy.

Zgodę na newsletter możesz wycofać w każdej chwili linkiem „wypisz się” na dole newslettera albo pisząc na kontakt@fitonlinecoach.com; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed wycofania. Newsletter i e-maile z Aplikacji to dwie osobne listy — wypisanie z jednej nie wypisuje z drugiej; jeśli napiszesz na kontakt@fitonlinecoach.com, wypiszemy Cię z obu. Dane przechowujemy do czasu wycofania zgody, a potem przez 3 lata wyłącznie jako zapis samego faktu wypisania (żeby nie wysłać Ci nic ponownie przez pomyłkę).

Wysyłkę newslettera obsługuje MailerLite jako dalszy podmiot przetwarzający (punkt 7). MailerLite służy nam wyłącznie do newslettera i formularza zapisu na stronie — nie przekazujemy mu żadnych danych z Aplikacji (zakupów, treningów, pomiarów).

6. Opinie i ich publikacja

Jeśli wystawisz opinię o Aplikacji, przetwarzamy ocenę, treść opinii oraz Twoje imię i pierwszą literę nazwiska (z profilu konta). Sama opinia trafia do nas na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest rozwój usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Publikacja opinii na stronie internetowej FitOnlineCoach i w Aplikacji odbywa się wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej, wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zaznaczanej przy wysyłaniu opinii. Publikujemy ocenę, treść oraz imię i pierwszą literę nazwiska — bez pełnego nazwiska, adresu e-mail i danych dotyczących zdrowia.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili: w Aplikacji (Konto → Konto → Prywatność i zgody → „Publikacja opinii” albo Konto → „Zmień opinię” i wysłanie opinii bez zaznaczonej zgody) albo pisząc na kontakt@fitonlinecoach.com. Opinia zostanie wtedy zdjęta ze strony i z Aplikacji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej publikacji.

Opublikowana opinia jest widoczna publicznie dla wszystkich odwiedzających stronę i Aplikację — także dla wyszukiwarek internetowych.

7. Kto ma dostęp do Twoich danych

Twoje dane widzi trener, który Cię prowadzi — w zakresie potrzebnym do prowadzenia treningu — oraz prezes zarządu FitOnlineCoach P.S.A., który nadzoruje pracę trenerów i Aplikację.

Konta u dostawców usług informatycznych, z których korzystamy, prowadzi na siebie Tomasz Wiesner — prezes zarządu FitOnlineCoach P.S.A. Dane, które się na nich znajdują, przetwarza wyłącznie w naszym imieniu i według naszych poleceń. Na jego zlecenie, jako dalsze podmioty przetwarzające, dane przetwarzają: Supabase Inc. (baza danych, konta, magazyn plików i wysyłka wiadomości o koncie, np. potwierdzenia adresu; serwery w Unii Europejskiej, region Frankfurt), Vercel Inc. (serwery Aplikacji), MailerLite (wyłącznie newsletter ze strony fitonlinecoach.com) oraz Titan, czyli Flock FZ-LLC ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich (skrzynka kontakt@fitonlinecoach.com). Każdy z nich działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zawartej z Tomaszem Wiesnerem. E-maile z Aplikacji (obsługowe, przypomnienia i — za Twoją zgodą — marketingowe) wysyła w naszym imieniu MailerSend Inc. z USA, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania zawartej bezpośrednio z nami.

Płatności obsługuje Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlandia) — częściowo w naszym imieniu, a w zakresie zapobiegania oszustwom i obowiązków prawnych operatora płatności jako odrębny administrator, według własnej polityki prywatności. Numeru Twojej karty nie widzimy.

Jeśli logujesz się kontem Google, Google przekazuje nam dane opisane w punkcie 2 jako odrębny administrator.

Stronę fitonlinecoach.com udostępnia GitHub Inc. (GitHub Pages); jego serwery zapisują w dziennikach adres IP odwiedzających. Powiadomienia na telefon dostarcza usługa producenta Twojej przeglądarki lub telefonu (punkt 4). Adres do wysyłki koszulki przekazujemy operatorowi pocztowemu albo firmie kurierskiej — tylko w zakresie potrzebnym do doręczenia. Na stronie — tylko za Twoją zgodą z okienka zgód — dane trafiają też do Google (Google Analytics 4, Google Ads) i Meta (Meta Pixel); szczegóły w punkcie 10.

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy: Vercel Inc., GitHub Inc. i MailerSend Inc. to firmy z USA objęte programem EU-US Data Privacy Framework — Komisja Europejska uznała w decyzji (UE) 2023/1795, że zapewniają one odpowiedni stopień ochrony danych. Stripe Inc. (w części, w której Stripe działa w naszym imieniu) oraz usługi powiadomień Google, Apple, Microsoft i Mozilla przekazują dane do USA na podstawie tej samej decyzji (UE) 2023/1795 — tak samo Google LLC i Meta Platforms, Inc. przy narzędziach na stronie (punkt 10). Supabase Inc. (USA) i Flock FZ-LLC (Titan, Zjednoczone Emiraty Arabskie) przetwarzają dane na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską; ich kopię wyślemy na prośbę złożoną na kontakt@fitonlinecoach.com.

Nie sprzedajemy Twoich danych.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta — przez czas posiadania konta. Po usunięciu konta imię i nazwisko zostają tylko przy dokumentach sprzedaży i dowodach zgód, a imię i adres e-mail — w archiwum na wypadek sporu (niżej). Zdjęcie profilowe — do zmiany na nowe, usunięcia konta albo wycofania zgody na dane o zdrowiu.

Dane rozliczeniowe (co kupiono, kwota, data, imię i nazwisko, numery płatności, zwroty) — dopóki masz konto, bo dostęp do kupionego Planu trwa razem z kontem. Po usunięciu konta zostają w archiwum sprzedaży do końca 6. roku po roku, w którym konto usunięto (np. przy koncie usuniętym w 2027 r. — do końca 2033 r.), a potem kasuje je automat. Ten okres obejmuje obowiązek przechowywania dokumentów na potrzeby podatków (5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku od danej sprzedaży — art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej) i przedawnienie roszczeń z umowy.

Faktury z danymi nabywcy (imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, a przy fakturze na firmę także NIP) przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi — 5 lat, licząc od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku (art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług i art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej) — także po usunięciu konta.

Wyniki treningów, program poleceń, prywatny link do kalendarza oraz historia wysłanych e-maili i przypomnień — do usunięcia konta (dane programu poleceń znikają też po usunięciu konta osoby polecającej). Płeć, data urodzenia, wzrost i poziom aktywności — do usunięcia konta albo wycofania zgody na dane o zdrowiu.

Źródło reklamy (oznaczenia kampanii i identyfikatory kliknięć) — przy koncie i zakupie do usunięcia konta albo do uwzględnienia Twojego sprzeciwu; zapisane przy płatności w Stripe zostaje tak długo jak dane rozliczeniowe. W pamięci przeglądarki (tylko za zgodą z okienka zgód na stronie) — 30 dni albo krócej, jeśli wycofasz tę zgodę.

Narzędzia na stronie (punkt 10, tylko za zgodą): szczegółowe dane w Google Analytics — 2 miesiące; pliki cookies Google Analytics — do 2 lat, Meta Pixel i Google Ads — zwykle 90 dni; po wycofaniu zgody strona kasuje te pliki. Dane, które Meta i Google przetwarzają jako odrębni administratorzy, przechowują według swoich polityk prywatności.

Dane o zdrowiu: pomiary, zdjęcia sylwetki, cel treningowy, odpowiedzi na „Kilka pytań o zdrowie”, zgłoszenia bólu i dane z telefonu — do wycofania zgody na dane o zdrowiu albo do usunięcia konta. Przeglądy i oceny z okresu opieki oraz notatki trenera z tego okresu — przez czas opieki i 12 miesięcy po jej zakończeniu, jeśli w tym czasie nie zaczniesz nowej opieki; dodane później — do wycofania zgody na dane o zdrowiu albo do usunięcia konta. Wywiad przed opieką indywidualną i dokumentacja wgrana przy wywiadzie — przez czas opieki i 12 miesięcy po jej zakończeniu, jeśli w tym czasie nie zaczniesz nowej opieki; potem automat kasuje pliki i wywiad, a same odpowiedzi z wywiadu (bez plików) przenosi do archiwum na wypadek sporu. Wycofanie zgody kasuje dane o zdrowiu od razu i nieodwracalnie — poza odpowiedziami z wywiadu, które trafiają do tego archiwum. Zdjęcia sylwetki, pliki wgrane przy wywiadzie i dane z telefonu możesz usunąć wcześniej samodzielnie, a o usunięcie pozostałych możesz poprosić na kontakt@fitonlinecoach.com.

Archiwum na wypadek sporu (odpowiedzi z wywiadu zdrowotnego bez plików, dowód zgody na dane o zdrowiu, identyfikator konta, imię i adres e-mail) — najdłużej do końca 6. roku kalendarzowego po roku, w którym zakończyła się umowa (np. przy umowie zakończonej w 2027 r. — do końca 2033 r.); to zwykły okres przedawnienia roszczeń z umowy. Potem archiwum kasuje automat.

Podpowiedzi dla trenera — do usunięcia konta; oparte na pomiarach, celu i dacie urodzenia znikają też po wycofaniu zgody na dane o zdrowiu.

Wiadomości, nagrania i pliki z czatu — przez 90 dni od wysłania; starsze kasują się automatycznie razem z plikami (decyzja o krótkim okresie jest celowa: czat służy bieżącej rozmowie, nie archiwum).

Opinie — do usunięcia konta. Po wycofaniu zgody na publikację opinia od razu znika ze strony i z Aplikacji, ale zostaje u nas, dopóki nie poprosisz o jej usunięcie albo nie usuniesz konta.

Adres do powiadomień na telefon — do wyłączenia powiadomień, wylogowania albo chwili, gdy przeglądarka go unieważni; najpóźniej do usunięcia konta. Adres IP w zabezpieczeniach przed nadużyciami — najwyżej 2 dni. Adres e-mail z zaproszenia od trenera — do usunięcia konta; adres z niewykorzystanego zaproszenia kasujemy najpóźniej dobę po jego wygaśnięciu (zaproszenie jest ważne 30 dni).

Dowody zgód, które możesz wycofać (na e-maile marketingowe, na dane o zdrowiu i na publikację opinii) — dopóki zgoda obowiązuje, a po jej wycofaniu albo po usunięciu konta jeszcze przez 3 lata. Dowód zgody na dane o zdrowiu zostaje dodatkowo w archiwum na wypadek sporu (wyżej). Dowód akceptacji regulaminu i polityki prywatności oraz oświadczenia złożone przy zakupie (np. zgoda na dostarczenie planu przed upływem terminu odstąpienia) — do końca 6. roku po roku, w którym zakończyła się umowa, której dotyczą. Po usunięciu konta dowody zgód przechowujemy w archiwum razem z imieniem i nazwiskiem, a po upływie tych okresów kasuje je automat. Oświadczenia złożone przy płatności, której nie dokończono, kasujemy po 30 dniach.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz cofnięcia każdej zgody w dowolnym momencie.

Prawo sprzeciwu. Niektóre dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — m.in. dowody udzielonych zgód, dane w archiwum na wypadek sporu, opinie, przypomnienia e-mailem o planie, życzenia urodzinowe, podpowiedzi dla trenera, źródło reklamy (oznaczenia kampanii i identyfikatory kliknięć), adresy IP w zabezpieczeniach i adresy e-mail w zaproszeniach. Masz prawo w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — napisz na kontakt@fitonlinecoach.com. Przypomnienia e-mailem wyłączysz też samodzielnie linkiem w stopce każdego takiego maila. Po sprzeciwie przestaniemy przetwarzać te dane, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego uwzględniamy zawsze.

Kopię swoich danych albo ich usunięcie możesz uzyskać, pisząc na kontakt@fitonlinecoach.com — odpowiadamy w ciągu 30 dni. Usunięcie nie obejmuje danych, które musimy zachować z mocy przepisów (np. dokumentów sprzedaży), ani archiwum na wypadek sporu — te przechowujemy przez okresy z punktu 8. Konto możesz też usunąć samodzielnie w zakładce Konto.

Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Pliki cookies i pamięć urządzenia

W aplikacji zapisujemy w pamięci Twojego urządzenia to, co potrzebne do jej działania: logowanie i sesję, stan trwającego treningu i jego kopię na wypadek utraty zasięgu, kopię odpowiedzi na „Kilka pytań o zdrowie” i zaznaczonych zgód (z adresem e-mail) do chwili, gdy zapiszą się na serwerze (potem znikają z urządzenia), Twoje ustawienia (np. wielkość tekstu), informacje, np. które okienka już się wyświetliły albo zostały odłożone (np. prośba o opinię) i kiedy ostatnio trenowano, oraz — po wejściu z linku polecającego — kod polecenia na 30 dni. Aplikacja odczytuje też plik cookie „foc_consent”, w którym strona fitonlinecoach.com zapisuje Twój wybór z okienka zgód (niżej). Tylko jeśli w tym okienku zgodzisz się na „Reklamy”, aplikacja zapamięta na 30 dni oznaczenia reklamy i identyfikator kliknięcia, z którymi do nas trafiasz (punkt 2) — żeby przypisać reklamie założenie konta albo zakup, nawet jeśli nastąpi to kilka dni później. Ten zapis w urządzeniu opieramy na Twojej zgodzie (art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej); bez niej aplikacja niczego takiego nie zapisuje, a po wycofaniu zgody kasuje ten zapis przy najbliższym otwarciu. Wszystko, co zapisano w Twoim urządzeniu, możesz usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki (dane witryny app.fitonlinecoach.com).

Strona fitonlinecoach.com zapisuje w Twoim urządzeniu to, co potrzebne do jej działania (np. to, czy wstrzymano animacje), oraz — gdy wybierzesz coś w okienku zgód — plik cookie „foc_consent” z tym wyborem, na rok i dla całej domeny fitonlinecoach.com, żeby tę samą decyzję znała aplikacja i żeby nie pytać Cię drugi raz. Jeśli wejdziesz na stronę z linku reklamy, strona dokleja oznaczenia reklamy i identyfikator kliknięcia z adresu do linków prowadzących do aplikacji — niczego przy tym nie zapisuje w urządzeniu.

Statystyki — tylko jeśli zgodzisz się na nie w okienku zgód: Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Sprawdzamy dzięki niemu, ile osób odwiedza stronę, skąd przychodzą i które sekcje oglądają, żeby poprawiać stronę. Google Analytics zapisuje w Twoim urządzeniu pliki cookies „_ga” i „_ga_…” (do 2 lat) i zbiera informacje o odwiedzinach: odwiedzone sekcje, kliknięcia przycisków prowadzących do aplikacji („Wypróbuj za darmo”, „Kup plan”) i zapis na newsletter (bez adresu e-mail), typ urządzenia i przeglądarki oraz przybliżoną lokalizację ustaloną z adresu IP — samego adresu IP Google Analytics 4 nie zapisuje. Google przetwarza te dane w naszym imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Szczegółowe dane są przechowywane w Google Analytics przez 2 miesiące, potem zostają tylko zbiorcze statystyki. Wyłączyliśmy łączenie tych danych z kontami Google (Google Signals) i udostępnianie ich Google do jego własnych celów.

Reklamy — tylko jeśli zgodzisz się na nie w okienku zgód: Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irlandia) i tag Google Ads (Google Ireland Limited). Służą do mierzenia, ile osób z naszych reklam na Instagramie, Facebooku i w Google kliknęło na stronie „Kup plan” albo „Wypróbuj za darmo” lub zapisało się na newsletter, oraz do pokazywania naszych reklam osobom, które odwiedziły stronę, i osobom o podobnych zainteresowaniach. Narzędzia zapisują w Twoim urządzeniu pliki cookies (Meta: „_fbp” i „_fbc”; Google: „_gcl_…”; zwykle na 90 dni) i przekazują Meta i Google: identyfikatory z tych plików, identyfikator kliknięcia reklamy, adres odwiedzonej strony, wymienione wyżej zdarzenia (bez adresu e-mail i bez innych danych z formularzy), adres IP oraz informacje o przeglądarce i urządzeniu. Meta i Google mogą połączyć te dane z Twoim kontem w swoich serwisach i na tej podstawie dobierać reklamy (profilowanie); nie podejmują przy tym wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne. Do nas trafiają tylko zbiorcze raporty — nie widzimy, kim jesteś.

Za zbieranie danych Meta Pixelem na naszej stronie i ich przekazanie do Meta odpowiadamy wspólnie z Meta Platforms Ireland Limited (współadministrowanie, art. 26 RODO). Zasady tej wspólnej odpowiedzialności określa dodatek Meta dla administratorów (Controller Addendum, facebook.com/legal/controller_addendum): my odpowiadamy za poinformowanie Cię i za podstawę prawną, czyli Twoją zgodę, a Meta — za realizację Twoich praw wobec danych, które otrzymała. Swoje prawa możesz wykonywać wobec nas i wobec Meta. Co Meta robi z danymi dalej (np. dobór reklam, ulepszanie swoich usług), robi jako odrębny administrator, według swojej polityki prywatności (facebook.com/privacy/policy). Tak samo Google przy reklamach Google Ads (policies.google.com/privacy).

Podstawą korzystania z tych narzędzi jest Twoja zgoda: na zapis i odczyt plików w urządzeniu (art. 399 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej) i na przetwarzanie danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda jest dobrowolna — bez niej strona działa tak samo, a narzędzia się nie uruchamiają. Zgodę wycofasz w każdej chwili w okienku zgód (przycisk „Ustawienia cookies” na dole strony): strona skasuje wtedy pliki cookies tych narzędzi i przekaże Meta informację o wycofaniu zgody. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Pliki cookies możesz też usunąć w ustawieniach przeglądarki. Google i Meta mogą przekazywać dane do swoich spółek w USA — Google LLC i Meta Platforms, Inc. są objęte programem EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795). W aplikacji app.fitonlinecoach.com tych narzędzi nie używamy.

11. Wersja polityki

Wersja 1.0 z 21 października 2026 r. Obowiązuje od dnia jej udostępnienia w Aplikacji. Aktualna treść jest zawsze dostępna pod adresem app.fitonlinecoach.com/polityka-prywatnosci — możesz ją zapisać lub wydrukować z przeglądarki.